Tietosuojaseloste

Tietosuojaperiaatteemme

Tässä selosteessa kuvataan yrityksemme henkilötietojen käsittelyn yleiset periaatteet. Käsittelemme henkilötietoja tämän selosteen ja vallitsevan lainsäädännön mukaisesti. Teemme selosteeseen päivityksiä lain muuttuessa.

Rekisterinpitäjä / henkilötietojen käsittelijä

Javatrans Oy
Rahtarinkatu 5
00980 Helsinki

Y-tunnus: 1789745-9

Yhteyshenkilö:
Mikko Nyman
mikko.nyman@javatrans.fi
puh. 010 666 7795

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja vain niissä tarkoituksissa, joihin ne on alun perin kerätty tai johon ne on meille luovutettu. Varmistamme, että käsittelylle on aina vähintään yksi laillinen ja voimassa oleva peruste. 

Käsittelemme henkilötietoja mm. seuraaviin tarkoituksiin: 

Kuljetuspalvelujen tarjoaminen

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tilaajan ja yrityksemme välillä. Asiakkuussuhteen aikana tietoja käsitellään kuljetusten toteutusta, laskutusta ja asiakaspalvelua varten.

Kun kuljetuksen tilaajana on yksityishenkilö tai yritys, toimimme rekisterinpitäjänä suhteessa meille annettuihin henkilötietoihin. Käsiteltävät henkilötiedot saadaan tilaajalta itseltään. Luovuttaessaan käsiteltäväksemme muiden henkilötietoja (esimerkiksi yhteyshenkilö), vastaa tilaaja itse oikeudestaan näiden luovuttamiseen.

Tarjoamme kuljetuspalveluja myös kuljetuspalvelusopimuksella kunnille, kaupungeille, yhteisöille ja yrityksille. Tällaisia palveluja ovat mm. koulu- ja toimipaikkakuljetukset. Tällöin saamme kuljetettavien henkilötiedot tilaajalta, joka toimii rekisterinpitäjänä ja vastaa oikeudestaan luovuttaa näitä tietoja. Toimimme tietojen suhteen käsittelijöinä. Käsittely tapahtuu rekisterinpitäjän lukuun saamamme ohjeistuksen mukaisesti.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen voi edellyttää henkilötietojen käsittelyä, kun muut käsittelyperusteet ovat lakanneet. Noudatamme tietojen minimoinnin periaatetta ja käsittelemme aina vain tarpeellisia henkilötietoja. Lakeja, joiden perusteella henkilötietoja käsitellään ovat esimerkiksi kirjanpito- ja työsopimuslaki.

Rekrytointi

Käsittelemme henkilötietoja rekrytointien yhteydessä. Tiedot saadaan pääosin työnhakijalta itseltään. Tietojen käsittely perustuu hakijan omaan suostumukseen. Palkattujen henkilöiden hakemustietoja säilytetään koko työsuhteen ajan. Muilta osin tiedot hävitetään, jollei hakijan kanssa ole erikseen muuta sovittu.

Henkilöstöhallinto

Henkilöstöön liittyviä tietoja käsitellään molemminpuolisten työsuhteeseen liittyvien velvoitteiden ja oikeuksien toteuttamiseen, kuten:

  • työajan seuranta
  • palkanmaksu
  • verotus
  • työtodistuksen antaminen
  • muut työsuhteesta johtuvat oikeudet ja velvollisuudet

Yhteydenottopyynnöt

Meillä on mahdollista antaa palautetta nettisivujen kautta. Käsittelemme tällöin tietoja henkilön suostumuksella vastaksemme yhteydenottopyyntöön tai palautteeseen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme kuljetettavista esimerkiksi seuraavanlaisia tietoja:

  • Kuljetettavan nimi
  • Puhelinnumero
  • Kotiosoite
  • Noutopaikan osoite
  • Matkakohteet
  • Tieto apuvälineestä
  • Tieto muista erityistarpeista ja -toiveista
  • Yhteyshenkilön tiedot
  • Sähköposti
  • Laskutukseen liittyvät tiedot
    • maksajan nimi
    • y-tunnus
    • osoite
    • sähköposti
    • puhelinnumero
    • yhteyshenkilön nimi

Käsiteltävä tietosisältö riippuu siitä, millaisia tietoja meille on kuljetuksen tilaamisen yhteydessä annettu. Keräämme tiedot aina rekisteröidyltä itseltään tai saamme ne sopimuksen yhteydessä rekisterinpitäjältä.

Henkilökunnastamme käsittelemme mm. seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • Osoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköposti
  • Tilinumero
  • Henkilötunnus
  • Tieto ajokorttiluokasta (kuljettajat)
  • Verotuksen pidättämistä varten tarvittavat tiedot
  • Työajan seuranta ja käyttö
  • Sairauspoissaolotiedot
  • Työsopimus
  • Järjestelmien käyttäjätunnukset

Työnhakijoiden osalta käsiteltäviä tietoja ovat:

  • Nimi ja yhteystiedot
  • Koulutus, työhistoria
  • Hakemus ja CV
  • Suosittelijat (suostumuksella)
  • Rikosrekisteriote (tarkastetaan, työnhakija toimittaa itse)

Käsittelemme myös yhteistyökumppaneiden ja alihankkijoiden tietoja:

  • yrityksen nimi ja osoite
  • y-tunnus
  • yhteyshenkilön tiedot
  • työntekijöiden nimet ja yhteystiedot

 

Tietojen käsittely, siirrot ja luovutukset

Henkilökuntamme käsittelee henkilötietoja työtehtäviensä yhteydessä. Heidät on perehdytetty erilaisten henkilötietoryhmien oikeanlaiseen ja tietoturvalliseen käsittelyyn. Henkilökunnallamme on voimassa olevat salassapitosopimukset ja he ovat sitoutuneet tiedon luottamukselliseen käsittelyyn.

Tuotamme kuljetuspalveluita myös alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Näin ollen saatamme antaa henkilötietoja heidän käsiteltäväkseen niiltä osin, kuin tämä on onnistuneen ja turvallisen palvelun tarjoamisen kannalta välttämätöntä. Huolehdimme siitä, että kaikki kanssamme työskentelevät sitoutuvat noudattamaan tietosuojaperiaatteitamme ja että heillä on voimassa oleva salassapitosopimus.

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eikä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Voimme luovuttaa tietoja toimivaltaiselle viranomaiselle pyynnöstä lain sitä edellyttäessä.

 

Tietojen säilytys ja suojaus

Säilytämme tietoja niin kauan kuin on käyttötarkoituksesta tai sopimuksesta johtuen tarpeellista. Varmistamme aina, että meillä on tiedon käsittelylle laillinen peruste. Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat käsittelyperusteesta riippuen.

Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Käyttäjätunnuksia myöntävät ja hallinnoivat erikseen nimetyt henkilöt. Käytämme järjestelmiä, joiden toimittajien katsomme täyttävän EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimukset ja noudattavan hyvää henkilötietojen käsittelytapaa.

Olemme kartoittaneet meillä olevat henkilötietovarannot ja käsittelyyn liittyvät riskit. Tiedämme missä tiedot sijaitsevat ja tiedon poistuessa poistamme sen myös mahdollisista paperisista arkistoista. Huolehdimme tietoturvasta myös henkilötietojen poistamisen yhteydessä. Toimitilamme ja laitteemme ovat asianmukaisesti suojatut.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidylle taataan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet henkilötietojensa käsittelyssä. Pyynnöt oikeuksien käyttämiseksi pyydetään toimittamaan kirjallisena.

Niiltä osin kuin toimimme henkilötietojen suhteen käsittelijöinä, tulee rekisteröidyn osoittaa pyyntö oikeuksiensa käyttämisestä suoraan rekisterinpitäjälle. Asiakaspalvelumme vastaa rekisterien yhteyshenkilöihin liittyviin tiedusteluihin.

Oikeus tarkastaa tietonsa

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriintallennetut tiedot.

Oikeus peruuttaa antamansa suostumus

Kun tietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella, hänellä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ja pyytää tietojensa poistamista. Rekisterinpitäjän tulee poistaa tiedot kuukauden kuluessa niiltä osin, kun laista ei muuta johdu.

Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen ja korjaamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä.

Oikeus tietojensa poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

Henkilöllä on oikeus pyytää itseään koskevien tietojen poistamista kun,

a. henkilötietoja ei enää tarvita alkuperäiseen käsittelytarkoitukseen
b. rekisteröity peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn, eikä muuta perustetta käsittelylle ole

Henkilötietojen poistamisen mahdollisuus ja sen vaatimat toimenpiteet arvioidaan tapauskohtaisesti. Arvioinnista huolehtii tietosuoja-asioista vastaava henkilö, joka varmistaa, että poistamisen osalta menetellään laillisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, jos henkilötiedot eivät pidä paikkaansa, käsittely on lainvastaista tai muu lain edellyttämä peruste täyttyy.

Oikeus tietojen siirtämiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa, itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan vallitsevaa lainsäädäntöä, on hänellä oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jona Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu.